Organiser un cercle d’aidants : comment mieux coordonner l’aide autour d’un proche ?

Accompagner un proche âgé, malade, en situation de handicap ou en perte d’autonomie repose rarement sur une seule personne.

Un enfant accompagne aux rendez-vous, un autre s’occupe des démarches administratives, un voisin passe régulièrement prendre des nouvelles, tandis qu’un professionnel intervient à domicile.

Cette entraide est précieuse. Mais lorsque plusieurs personnes participent à l’accompagnement, une difficulté apparaît rapidement : comment organiser un cercle d’aidants sans multiplier les appels, les messages et les oublis ?

Une organisation simple et partagée permet de mieux répartir les responsabilités, de savoir ce qui a déjà été fait et d’éviter qu’une seule personne porte toute la coordination.

Qu’est-ce qu’un cercle d’aidants ?

Un cercle d’aidants regroupe les personnes qui participent, régulièrement ou ponctuellement, à l’accompagnement d’un proche.

Il peut réunir :

• des membres de la famille ;
• des amis ;
• des voisins ;
• des proches de confiance ;
• et, selon l’organisation choisie, certains intervenants impliqués dans le quotidien.

Toutes ces personnes n’ont pas nécessairement le même rôle.

L’une peut accompagner la personne à ses rendez-vous, une autre effectuer certaines démarches administratives, tandis qu’une troisième peut simplement être disponible pour rendre visite au proche ou l’aider ponctuellement.

L’objectif d’un cercle d’aidants n’est donc pas que chacun fasse la même chose, mais que les différentes formes d’aide puissent être coordonnées autour des besoins de la personne accompagnée.

Pourquoi l’organisation devient-elle difficile ?

Au début, quelques appels téléphoniques ou un groupe de discussion peuvent suffire.

Mais lorsque les besoins augmentent, les informations commencent à se disperser :

• Qui accompagne au prochain rendez-vous ?
• Le renouvellement de l’ordonnance a-t-il été demandé ?
• Qui doit récupérer les médicaments ?
• Où se trouve le document nécessaire à une démarche ?
• Cette dépense a-t-elle déjà été réglée ?
• Quelqu’un a-t-il prévenu les autres membres du cercle ?

Ces petites incertitudes peuvent rapidement devenir une source de charge mentale.

Elles peuvent également provoquer des doublons : deux personnes réalisent la même démarche alors qu’une autre tâche importante reste sans responsable.

L’enjeu n’est donc pas seulement de communiquer davantage.

Il faut surtout partager la bonne information avec la bonne personne et savoir clairement qui fait quoi.

Comment organiser un cercle d’aidants ?

Une organisation efficace n’a pas besoin d’être complexe. Quelques principes permettent déjà de rendre la coordination beaucoup plus simple.

1. Identifier les personnes qui peuvent participer

La première étape consiste à identifier les personnes susceptibles d’apporter leur aide.

Il ne faut pas uniquement penser aux personnes disponibles quotidiennement.

Une personne vivant loin peut par exemple effectuer certaines démarches administratives, prendre un rendez-vous ou rechercher une information. Un voisin peut rendre un service ponctuel. Un membre de la famille peut accompagner à certains rendez-vous.

Il est donc utile de se demander :

Qui peut aider, sur quel type de besoin et avec quelle disponibilité ?

Cette réflexion permet de constituer progressivement un cercle adapté à la situation réelle de la personne accompagnée.

2. Répartir des responsabilités précises

« Quelqu’un peut-il s’en occuper ? » est rarement une bonne méthode d’organisation.

Lorsqu’une tâche est importante, mieux vaut déterminer clairement :

• ce qu’il faut faire ;
• qui en est responsable ;
• pour quelle date ;
• et si les autres membres doivent être informés lorsqu’elle est terminée.

Par exemple :

Action : renouveler l’ordonnance

Responsable : Karim

Échéance : vendredi

Cette simple attribution évite beaucoup d’incertitudes.

Elle permet également à chacun de connaître son rôle sans devoir relire une longue conversation pour comprendre ce qui reste à faire.

3. Partager un agenda commun

Les rendez-vous constituent souvent une part importante de l’organisation autour d’un proche.

Consultations, interventions à domicile, démarches administratives ou visites peuvent rapidement se multiplier.

Un agenda partagé au sein du cercle permet aux membres autorisés de disposer d’une vision commune :

• des rendez-vous à venir ;
• des horaires ;
• des personnes concernées ;
• et, lorsque cela est nécessaire, de la personne chargée de l’accompagnement.

L’objectif est simple : éviter qu’un rendez-vous important dépende uniquement de la mémoire d’un seul aidant.

4. Centraliser les informations et documents utiles

Certaines informations doivent pouvoir être retrouvées rapidement.

Il peut s’agir, selon la situation, d’un document administratif, d’une ordonnance, d’un compte rendu, d’un justificatif ou d’une information nécessaire à une démarche.

Lorsque ces éléments sont dispersés entre plusieurs téléphones, messageries ou dossiers personnels, les retrouver devient compliqué.

Un espace partagé permet de centraliser les documents réellement utiles tout en contrôlant les personnes autorisées à y accéder.

Cette centralisation ne signifie pas que tous les membres doivent avoir accès à toutes les informations.

Le partage doit rester proportionné aux besoins et respecter la vie privée de la personne accompagnée.

5. Communiquer sans multiplier les messages

Les groupes de messagerie sont pratiques pour échanger rapidement, mais ils deviennent parfois difficiles à suivre lorsque les conversations s’accumulent.

Une information importante peut facilement disparaître au milieu de dizaines de messages.

Il est donc utile de distinguer :

• une information à communiquer ;
• une action à réaliser ;
• un rendez-vous à inscrire dans l’agenda ;
• un document à conserver.

Cette organisation évite que chaque élément important dépende d’un message qu’il faudra retrouver plusieurs jours plus tard.

6. Respecter la place de la personne accompagnée

La coordination ne doit pas faire oublier la personne qui se trouve au centre du cercle.

Dans la mesure du possible, elle doit pouvoir comprendre l’organisation mise en place, exprimer ses préférences et conserver sa capacité de décision.

Les membres du cercle doivent également veiller à ne partager que les informations nécessaires.

Organiser l’aide ne signifie pas rendre toutes les informations accessibles à tout le monde.

La confiance, le consentement et le respect de la vie privée doivent rester au cœur du fonctionnement du cercle.

Qui peut faire partie d’un cercle d’aidants ?

Un cercle d’aidants peut réunir des personnes ayant des disponibilités très différentes.

Un enfant vivant à proximité peut accompagner régulièrement son parent, tandis qu’un frère ou une sœur habitant dans une autre région peut prendre en charge certaines démarches à distance.

Des amis ou des voisins de confiance peuvent également apporter une aide ponctuelle.

L’important n’est pas que tous les membres participent de manière identique.

Une bonne organisation consiste plutôt à permettre à chacun de contribuer selon ses possibilités tout en donnant au cercle une vision commune de la situation.

Cette répartition peut également limiter le risque qu’une seule personne devienne, par défaut, responsable de presque toutes les tâches.

Une organisation qui doit rester simple

Un cercle d’aidants fonctionne lorsqu’il facilite le quotidien.

S’il devient lui-même compliqué à gérer, il perd une grande partie de son intérêt.

Quelques principes permettent de conserver une organisation simple :

• attribuer clairement les actions importantes ;
• conserver un agenda commun ;
• centraliser uniquement les informations utiles ;
• limiter les notifications inutiles ;
• adapter les accès au rôle de chaque membre ;
• faire régulièrement le point sur ce qui reste à faire.

Le but n’est pas de tout planifier.

Il est de permettre à chaque membre de répondre facilement à trois questions :

Qu’est-ce qui est prévu ?

Qu’est-ce qui reste à faire ?

Où mon aide est-elle nécessaire ?

Questions fréquentes sur les cercles d’aidants

Combien de personnes faut-il pour créer un cercle d’aidants ?

Il n’existe pas de nombre idéal.

Un cercle peut commencer avec seulement deux ou trois personnes et évoluer progressivement lorsque de nouveaux besoins apparaissent ou que d’autres proches souhaitent participer.

L’essentiel est que les responsabilités soient suffisamment claires.

Comment répartir les tâches entre les aidants ?

Chaque besoin important peut être transformé en une action précise avec, si possible, un responsable et une échéance.

Cette méthode permet d’éviter les tâches sans responsable et les situations où plusieurs personnes pensent qu’une autre va s’en charger.

La répartition doit également tenir compte des disponibilités et des possibilités de chacun.

Que peut-on partager dans un cercle d’aidants ?

Le cercle peut partager les informations nécessaires à son organisation : rendez-vous, actions à réaliser, certains documents ou informations pratiques.

Il faut cependant éviter de partager une information simplement parce qu’elle est disponible.

Chaque membre devrait uniquement accéder aux éléments nécessaires à son rôle, dans le respect de la personne accompagnée et de sa vie privée.

Comment coordonner des aidants qui habitent loin ?

Une partie de l’aide peut être organisée à distance.

Prendre un rendez-vous, effectuer certaines démarches administratives, rechercher une information ou suivre les actions en cours ne nécessite pas toujours d’être physiquement présent.

Une organisation partagée permet ainsi d’impliquer des proches éloignés sans faire reposer toutes les responsabilités sur les personnes vivant à proximité.

Un cercle d’aidants remplace-t-il les professionnels ?

Non.

Un cercle d’aidants facilite l’organisation entre les personnes qui participent à l’accompagnement d’un proche.

Il ne remplace ni les professionnels de santé, ni les services sociaux ou médico-sociaux, ni les autres professionnels pouvant intervenir auprès de la personne.

Le cercle constitue avant tout un outil de coordination autour de la vie quotidienne.

BeeHelper : un espace commun pour le cercle d’aidants

C’est précisément pour faciliter cette organisation que nous développons BeeHelper.

BeeHelper permet de créer un cercle autour d’une personne accompagnée et de réunir dans un même espace les informations nécessaires à son organisation.

Les membres autorisés peuvent notamment :

• créer et attribuer des actions ;
• partager les rendez-vous dans un agenda commun ;
• conserver les documents utiles ;
• échanger au sein du cercle ;
• suivre les dépenses liées à la personne accompagnée ;
• retrouver une vision commune de l’organisation.

Chaque membre peut ainsi savoir ce qui est prévu, ce qui a déjà été réalisé et où son aide est nécessaire, sans faire reposer toute la coordination sur une seule personne.

L’objectif de BeeHelper n’est pas de remplacer les relations humaines entre les aidants.

Il est de leur donner un espace commun pour rendre leur organisation quotidienne plus simple, plus lisible et plus collective.

Vous accompagnez un proche avec d’autres membres de votre famille ou de votre entourage ? Découvrez BeeHelper et créez votre cercle d’aidants.